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Wie sich beim Rechnungseingang Verbesserungspotenziale nutzen lassen

In Unternehmen erreicht der Rechnungseingang schnell eine Dimension, die mit Standard-Systemen kaum oder nur sehr aufwendig bewältigt werden kann. Die Folgen sind eine steigende Fehlerquote und eine lange Bearbeitungsdauer, die es dann kaum noch möglich macht, wertvolle Skonti zu nutzen. Doch wie muss eine Software zur optimierten Bearbeitung des Rechnungseingangs in der Praxis aussehen, um ideale Ergebnisse zu erzielen?

Lösungen müssen individualisierbar sein

Abläufe, Kommunikationswege und Systeme unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Lösungen für den Rechnungseingang müssen sich daher flexibel an individuelle Gegebenheiten, wie etwa bestehende ERP- oder FiBu-Systeme, anpassen lassen. Zudem ist ein Höchstmaß an Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit gefordert. Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen muss außerdem unabhängig von deren Format möglich sein.

Am Beispiel seiner Softwareplattform enaio® zeigt der Softwarehersteller OPTIMAL SYSTEMS, dass es technisch möglich ist, sowohl Rechnungen in Papierform als auch elektronische Formate, einschließlich E-Mails, zu digitalisieren und anschließend zu verschlagworten. Medienbrüche in der weiteren Bearbeitung werden hierdurch vermieden. Insgesamt sorgt die Software für eine weitgehende Automatisierung der Prozesse. Intelligente Funktionen für die Rechnungs- und Plausibilitätsprüfung tragen hierzu bei und verringern die Fehlerhäufigkeit.

Optimierter Rechnungs-
eingangsprozess

Nach dem Rechnungseingang per Post oder E-Mail erfolgt eine digitale Erfassung in enaio®, wobei abhängig vom Volumen verschiedene Erfassungskomponenten genutzt werden können. Durch moderne Technologie beim Scannen, Zusammenführen von Dokumenten und der Extraktion von Indexdaten ist ein hoher Automatisierungsgrad erreichbar. Nach der Erfassung erfolgt die Klassifizierung, welche in enaio® als integrierte, flexible Workflow-Lösung vorhanden ist. Interessant ist insbesondere, dass es sich um ein selbstlernendes System handelt, mit dem beliebige Dokumente interpretiert, klassifiziert und weitergeleitet werden können. Alle wichtigen Kopf- und Positionsdaten werden automatisch erkannt, extrahiert und auf Plausibilität geprüft. Weiterhin erfolgt eine Zuordnung zu relevanten Geschäftsvorgängen. In elektronischen Workflows werden die Rechnungen letztlich den zuständigen Mitarbeitern übermittelt und abschließend revisions- und GoBD-konform archiviert.

Datenabgleich mit ERP-System

Im Falle von enaio® sorgen standardisierte Schnittstellen dafür, dass die Ergebnisse innerhalb eines Workflows an das bestehende ERP-System übergeben werden können. Umgekehrt ist es möglich, aus den Buchungen innerhalb des ERP-Systems auf sämtliche Belege zuzugreifen. Der aktuelle Bearbeitungsstatus von Dokumenten ist für die Sachbearbeiter jederzeit nachvollziehbar. Dank mobiler Lösungen ist darüber hinaus ein ortsunabhängiger Zugriff auf die Lösung möglich. Somit können Prozesse wie beispielsweise der Freigabeworkflow via Webclient oder App auch von unterwegs gestartet werden.
Insgesamt wird deutlich, dass eine flexible Lösung wie enaio® den Rechnungseingang deutlich optimieren kann. Anwender profitieren hierbei insbesondere von deutlich kürzeren Durchlaufzeiten, der damit einhergehenden Einhaltung von Zahlungsfristen und Einsparungen in Bezug auf Arbeitszeit und Kosten. enaio® ist ein Produkt von OPTIMAL SYSTEMS. Das Unternehmen vertreibt seit über zwei Jahrzehnten Softwarelösungen.
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Datum: Freitag, 7. April 2017 10:35:42
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